Zarządzanie zespołem rozproszonym

Obecny rynek pracy wymusza nowe sposoby organizacji pracy.

Coraz częściej, nawet w ramach jednej organizacji powstają zespoły, które stale współpracują ze sobą, nie przebywając w jednym biurze. Zespoły rozproszone działają dla realizacji wspólnego celu, ale z różnych miejsc.

Wraz z rozwojem technologii stajemy się obywatelami globalnej wioski. Nasza praca staje się elastyczna, nieograniczona potrzebą fizycznego przebywania w tym samym miejscu, co reszta zespołu.

Praca z wykorzystaniem zespołu rozproszonego ma wiele zalet. Z drugiej jednak strony należy być świadomym wyzwań, jakie stawia pod kątem jego zarządzania. W przypadku takich zespołów niezbędny jest szybki przepływ informacji i sprawny komunikat zwrotny, ponieważ zarządzając wirtualnymi zespołami dużo trudniej jest skutecznie reagować na ewentualne niejasności, a także kontrolować i wyznaczać cele pracownikom.

Właściwe sterowanie komunikacją i wypracowanie standardów w zespole rozproszonym pomaga liderom skutecznie wzmacniać zaangażowanie pracowników oraz zwiększyć ich potencjał zadaniowy, niezależnie od miejsca wykonywanej pracy. Kluczowa staje się synchronizacja pracy wszystkich członków zespołu.

W przypadku braku możliwości bezpośredniego kontaktu oraz pracę w różnych lokalizacjach, można wykorzystać rozwiązania jakie dostarcza nam wsparcie IT. Powstało bowiem wiele aplikacji usprawniających komunikację. Wieloosobowe prowadzenie rozmów z jednoczesną możliwością przesyłania plików jest bardzo przydatne, ale nie rozwiąże wszystkich naszych „problemów” komunikacyjnych.

Bardzo ważne jest aby wprowadzić zasady komunikacji mające za zadanie budowanie klimatu zaufania w zespole oraz wspierania dobrej organizacji pracy.

Przykładowe zasady powinny dotyczyć:

• kierunku i częstotliwości kontaktów pomiędzy członkami zespołu i liderem,
• sposobów reagowania na informacje przesyłane drogą elektroniczną: potwierdzanie otrzymywania wiadomości, czas reagowania na wiadomość, precyzyjny wybór adresata wiadomości,
• kierunku i częstotliwości „kontaktów” pomiędzy członkami zespołu,
• terminów i czasu trwania spotkań całego zespołu, poświęconych rozstrzyganiu pojawiających się na bieżąco problemów (aby takie spotkanie było owocne, warto wcześniej przesłać do wszystkich uczestników agendę, mobilizującą ich do przygotowania się do spotkania),
• informowania o przerwach w pracy – niedostępności online (na przykład 1–2-dniowych) z odpowiednim wyprzedzeniem

Czynnikiem, który buduje zespół i usprawnia jego komunikację jest bez wątpienia skonkretyzowana i zrozumiana przez wszystkich członków wizja oraz szczegółowo określone cele i priorytety.

Zarządzając zespołem rozproszonym warto pamiętać, aby poszczególni członkowie wiedzieli w jakim kierunku i tempie mają zmierzać.

Zasady organizacji pracy w zespole wirtualnym są ściśle związane z ustalonym wcześniej celem zespołu i powinny dotyczyć na przykład:

• ustalenia priorytetów w realizacji celów szczegółowych, kolejnych zadań, kryteriów oceny znaczenia zadań,
• harmonogramu realizacji zadań,
• sposobów raportowania o zakończeniu zadania, szczególnym osiągnięciu lub niepowodzeniu i barierach,
• archiwizowania wiedzy zgromadzonej w czasie realizacji zadania i dostępu do niej przez poszczególne osoby w zespole i udostępniania jej poza zespół,

Zarządzanie zespołem rozproszonym to zadanie, które stawia przed liderem i samymi członkami zespołu wysokie wymagania.

Skala wyzwań biznesowych oraz prędkość zmian otaczającego świata, determinuje konieczność nowego podejścia do pracy zespołowej, jako warunek bycia konkurencyjnym.

Autor: Małgorzata Waśniowska