Konflikty w zespole są nieuniknionym elementem pracy grupowej.

Różnice w stylach komunikacji, priorytetach czy osobowościach mogą prowadzić do napięć i nieporozumień. Choć spory mogą wydawać się destrukcyjne, odpowiednio zarządzane mogą sprzyjać innowacjom i lepszemu zrozumieniu między członkami zespołu.

Niżej przyjrzymy się głównym źródłom konfliktów w zespołach, aby lepiej zrozumieć ich przyczyny i sposoby skutecznego radzenia sobie z nimi.

Konflikty w zespole – jakie są przyczyny powstawania konfliktów w zespole?

Konflikty w zespole mogą wynikać z wielu różnych przyczyn, zarówno osobistych, jak i związanych z organizacją pracy. Czasami źródłem konfliktu jest pracownik a czasami organizacja czy słaby lider. Nepotyzm lub relacje rodzinne również przyczyniają się do rozwoju konfliktów w zespołach czy całych firmach.  O konfliktach mówi się coraz częściej i w coraz bardziej otwarty sposób. Czy to oznacza, że jest ich coraz więcej czy zwiększyła się nasza otwartość,  aby o nich mówić czy w drugą stronę – mamy coraz mniejszą tolerancje na funkcjonowanie w skonfliktowanym otoczeniu?

To od czego powinnyśmy zacząć to od zdefiniowania jakie są  najczęstsze źródła konfliktów w zespołach? Poniżej przygotowałam listę źródeł konfliktu które zaobserwowałam w ostatnim czasie zarówno w firmach o strukturze korporacyjnej jak i w polskich małych i średnich firmach:

Różnice w osobowościach i stylach pracy

• Indywidualne preferencje i style komunikacji: Niektórzy są bardziej bezpośredni, inni preferują subtelną komunikację. Te różnice mogą prowadzić do nieporozumień.
• Różnice w wartościach i przekonaniach: Członkowie zespołu mogą mieć odmienne priorytety lub postawy wobec pracy.
• Konflikty interpersonalne: Zbyt silne osobowości lub brak zaufania mogą prowadzić do napięć. Z jednej strony naciski i wchodzenie w rolę oprawców a z drugiej rozmycie i wejście w rolę ofiary.

Niestety nadal mamy zbyt małą wiedzę i świadomość tego, że każdy z nas jest inny czy to pod względem temperamentu czy systemu wartości czy np. motywacji wewnętrznej. Trudno nam jest zdefiniować siebie a jeszcze trudniej rozmówce. A dopiero po tym kroku jesteśmy się w stanie do siebie dopasowywać.

Słaba komunikacja lub jej brak

Czasami postawa „domyśl się bo to jest oczywista oczywistość” a czasami powtarzanie w kółko tego samego czyli niekończące się monologi.

• Brak jasności: Nieprecyzyjne wytyczne lub niedopowiedzenia mogą prowadzić do różnych interpretacji celów czy obowiązków. Umysł nie znosi pustki więc czego nie wie to sobie na swój sposób wymyśli. Powstają wtedy niestworzone historie i halucynacje, które są następni źródłem nieprawdziwych plotek zwłaszcza gdy dodatkowo pojawi się temat zmian w zespole.
• Nieumiejętność słuchania: Jeśli członkowie zespołu nie słuchają się wzajemnie, mogą pojawić się frustracje. Nastawienie tylko na przekazanie swojej racji i tego co Ja mam do powiedzenia.
• Zbyt emocjonalna komunikacja: Wypowiadanie się w emocjach lub brak umiejętności radzenia sobie z krytyką mogą prowadzić do eskalacji konfliktów.

Niejasne role i odpowiedzialności

• Nakładanie się zadań: Gdy role i obowiązki nie są jasno określone, może dojść do rywalizacji lub wzajemnych pretensji. Często odpowiedzialności są rozmyte i z jednej strony wszyscy są odpowiedzialni z drugiej nikt nie jest odpowiedzialny. Konsekwencją są błędy i pomyłki a następnie szukanie winnych.
• Nierówne obciążenie pracą: Jeśli część osób czuje, że wykonuje więcej pracy niż inni, może to prowadzić do frustracji i wzajemnych pretensji a na końcu do demotywacji dobrych pracowników.

Konflikty związane z celami

• W zespole międzynarodowym różnice w wartościach, normach czy podejściu do pracy mogą prowadzić do nieporozumień. Na przykład w niektórych kulturach hierarchia jest ważniejsza niż w innych.

Brak zaangażowania lub nierówne zaangażowanie.

• Problem z motywacją: Gdy część zespołu nie jest zaangażowana, inni mogą czuć się sfrustrowani. Co bezpośrednio wpływa na poziom brania odpowiedzialności i realizację celu która w pewnym momencie nie jest realizowana bo nikt nie bierze ostatecznie odpowiedzialności za wynik.
• Poczucie niesprawiedliwości: Jeżeli ktoś postrzega, że inni robią mniej, a osiągają takie same korzyści, może to prowadzić do konfliktów.

Rywalizacja o zasoby szeroko rozumiane zarówno materialne jak i psychologiczne.

• Budżet i czas: Ograniczenia finansowe lub czasowe mogą prowadzić do konfliktów o priorytety.
• Dostęp do narzędzi czy informacji: Jeśli nie wszyscy mają dostęp do tych samych zasobów, może pojawić się napięcie.
• Dostęp do pochwał, docenienia i budowania poczucie przynależności.

Konflikty związane z zarządzaniem

• Słabe przywództwo: Lider, który nie potrafi rozwiązywać problemów lub faworyzuje niektórych członków, może eskalować napięcia. Brak umiejętności podejmowania decyzji lub nie podejmowanie ich powoduje iż zespół zaczyna wewnętrznie i zewnętrze walczyć o swoje.
• Zbyt autorytarne podejście: Lider narzucający swoją wolę bez uwzględniania opinii zespołu może wywołać bunt.
• Brak wsparcia: Gdy pracownicy czują się pozostawieni sami sobie, mogą obwiniać siebie nawzajem.

Zmiany w zespole lub w organizacji

• Zmiana składu zespołu: Nowi członkowie mogą wprowadzać napięcia, zwłaszcza jeśli różnią się doświadczeniem lub stylem pracy.
• Restrukturyzacja lub nowe procesy: Zmiany w organizacji mogą powodować dezorientację i frustrację.

Jeżeli planujesz zmianę lub jesteście jako zespół w zmianie to zadbaj o otwartą komunikację i zainteresuj się tematem zarządzania zmianą oraz emocjami w procesie zmiany. Złe zarządzanie zmianą prowadzi do olbrzymich konfliktów a w efekcie zmiana trwa dłużej i jej rezultaty odbiegają od oczekiwanych. W efekcie nikt nie postrzega zmiany jako rozwoju a wszyscy identyfikują ją z problemami, stratą i negatywnymi emocjami.

Niewłaściwe radzenie sobie z konfliktami

• Unikanie konfliktu: Ignorowanie problemu zwykle pogarsza sytuację. Udawanie, że nie ma problemu „ wsadzanie pod dywan” lub czekanie aż sam się rozwiąże.
• Eskalowanie problemów: Gdy emocje przejmują kontrolę, małe problemy mogą zamienić się w poważne konflikty. I celem konfliktu przestaje być rozwiązanie problemu a walka o pozycje czy korzyści dla siebie.

 

Konflikty w zespole – jak unikać konfliktów w zespole?

• Jasno określ role, zadania i oczekiwania.
• Zadbaj o regularną i transparentną komunikację.
• Promuj kulturę zaufania i otwartości.
• Rozwijaj umiejętności miękkie w zespole, takie jak aktywne słuchanie czy rozwiązywanie problemów.
• Reaguj na napięcia od razu, zanim przerodzą się w większy konflikt.

Więcej znajdziesz w wideo:

Konflikty w zespole. Jakie są źródła konfliktów w pracy? Co zrobić jak jest konflikt w firmie?

 

Jakie działania podjąć gdy pojawiają się konflikty w zespole?

Kiedy pojawiaja się konflikty w zespole lub firmie, kluczowe jest szybkie i odpowiednie działanie, aby zapobiec jego eskalacji i zachować dobrą atmosferę pracy. Oto konkretne kroki, które można podjąć, aby skutecznie rozwiązać konflikt:

Zidentyfikuj przyczynę konfliktu

• Zrozum źródło problemu: Spróbuj dowiedzieć się, jakie są rzeczywiste przyczyny konfliktu (np. różnice zdań, napięcia osobiste, nierówne obciążenie pracą). Porozmawiaj z zaangażowanymi stronami.
• Zachowaj obiektywność: Nie zakładaj z góry, kto ma rację, zanim zrozumiesz wszystkie perspektywy.
• Wartości czy zasoby: Sprawdź czego dotyczy konflikt czy źródłem są zasoby, uwaga, kwestie interpersonalne czy Wartości.

W przypadku niektórych wartości z których wyniknął konflikt nie jesteś w stanie nic zrobić ponieważ każda z osób w konflikcie ma swój własny system wartości ugruntowany w dzieciństwie i aby na tym poziomie nastąpiła zmiana potrzeba dużo pracy. Dlatego rekomenduję wypracować wartości którymi kieruje się zespół i do którego zobowiązuje się stosować każdy z członków zespołu.

Rozmowa z zaangażowanymi osobami a nie konfrontacja

• Stwórz bezpieczną przestrzeń: Zorganizuj spotkanie w neutralnym miejscu, aby wszyscy czuli się komfortowo.
• Zapewnij spokojny ton rozmowy: Zachęcaj uczestników do wyrażania swoich emocji i opinii bez agresji.
• Używaj aktywnego słuchania: Powtarzaj kluczowe informacje, aby upewnić się, że wszyscy czują się zrozumiani.

Mediacja

• Jeśli konflikt jest poważniejszy, możesz zaangażować osobę trzecią jako mediatora (np. lidera zespołu, HR lub profesjonalnego mediatora).
• Mediator powinien być neutralny i koncentrować się na znalezieniu rozwiązania korzystnego dla obu stron.

Skoncentruj się na rozwiązaniach

• Unikaj obwiniania: Zamiast tego skup się na tym, co można poprawić.
• Szukaj kompromisów: Pomóż stronom znaleźć wspólny punkt widzenia lub zaproponuj rozwiązania, które będą akceptowalne dla obu stron.
• Twórz plan działania: Określ, jakie kroki należy podjąć, aby rozwiązać problem.

Wyciągnij wnioski

• Po rozwiązaniu konfliktu zorganizuj krótkie podsumowanie z zespołem, aby omówić, czego nauczyliście się z tej sytuacji.
• Zastanów się, jakie zmiany można wprowadzić, aby uniknąć podobnych konfliktów w przyszłości (np. lepsza komunikacja, jasne zasady współpracy).

Zadbaj o odbudowę relacji

• Po zakończeniu konfliktu może być konieczne odbudowanie zaufania między członkami zespołu.
• Organizuj działania integracyjne lub wspieraj otwartą komunikację, aby zespół mógł wrócić do normalnej współpracy.

Angażuj liderów i HR

• W trudnych sytuacjach warto zaangażować liderów zespołu lub dział HR, aby pomogli w analizie problemu i wsparli jego rozwiązanie.
• HR może również pomóc w opracowaniu szkoleń z zakresu zarządzania konfliktami lub komunikacji.

Monitoruj sytuacje

• Po rozwiązaniu konfliktu regularnie sprawdzaj, czy nie pojawiają się nowe napięcia.
• Upewnij się, że wszystkie strony są zadowolone z przyjętych rozwiązań i ich wdrożenia.

Działaj proaktywnie

• Wprowadź jasne procedury dotyczące rozwiązywania konfliktów w firmie.
• Regularnie przeprowadzaj warsztaty z zakresu komunikacji i współpracy zespołowej.
• Zachęcaj do otwartości i dzielenia się problemami zanim przerodzą się w konflikty.

Jakie działania podjąć gdy pojawiają się konflikty w zespole? – przykład i rozwiązanie

Problem: Dwóch członków zespołu spiera się o to, kto powinien przejąć ważny projekt, co wywołuje napięcie w całym zespole.

Rozwiązanie:

• Zorganizuj indywidualne rozmowy z każdą ze stron, aby dowiedzieć się o ich punktach widzenia.
• Ustal priorytety projektu i dopasuj zadania do umiejętności obu osób.
• Zaproponuj wspólne zarządzanie projektem z jasno określonym podziałem ról.
• Podsumuj spotkanie pisemnie i określ zasady dalszej współpracy.

 

Czy masz konflikty w zespole, które chciałbyś/chciałabyś rozwiązać? 

.

⠀

Zobacz program szkolenia Rozwiązywanie konfliktów w zespole, które prowadzą nasi eksperci: