Czy praca w Twoim zespole bądź w Twojej firmie przypomina pole minowe, gdzie informacje są zatajane, rywalizacja kwitnie, a każda osoba dba o własny interes, nie patrząc, czy jej działania mają konsekwencje dla innych pracowników lub działów?
Przez niewłaściwą komunikację i błędne określane celów – w firmach rosną silosy.
Zobacz, czym są oraz jak zmienić podejście pracowników, usprawnić przepływ komunikacji i zadbać, by wszyscy grali do jednej bramki.
Czym jest organizacja silosowa?
Zwyczajny silos to szczelna budowla, w której przechowuje się między innymi zboże. W znaczeniu biznesowym silos w firmie to szczelne zamknięcie się działu lub pracowników na pozostałą część organizacji. I nie chodzi wyłącznie o zamknięcie drzwi – silos to wewnętrzna, mentalna bariera, która dzieli ludzi na obozy „My kontra Oni” np. Produkcja kontra Sprzedaż, pracownicy kontra kadra zarządzająca, pierwsza zmiana kontra druga zmiana, handlowiec kontra drugi handlowiec.
Taki oderwany od całości dział, pracownik lub grupa pracowników, skupia się jedynie na własnych celach, priorytetach i korzyściach, nie patrząc na firmę jako całość.
Brak współpracy i konflikty w zespole
Firma podzielona na silosy traci swoją spójność i nie jest w stanie płynnie przeprowadzać procesów, ponieważ są one często uzależnione od przepływu informacji – a ta między firmowymi silosami jest zaburzona lub nie ma jej wcale.
Pracownicy czują się odizolowani i nieufni w stosunku np. do kolegów z zespołu. Mogą na przykład ograniczać kontakt z innymi wyłącznie do drogi mailowej lub unikać udziału w spotkaniach i naradach.
W firmie panuje negatywna, napięta atmosfera, która sprzyja powstawaniu nieporozumień i konfliktów.
Dlaczego powstają silosy?
Silosy najczęściej są wynikiem struktury organizacyjnej w firmie. Powstają pionowo między stanowiskami wyżej i niżej w hierarchii (pracownicy kontra kadra menedżerska). Lub poziomo między działami pełniącymi różne funkcje (Produkcja, Sprzedaż, HR, Administracja, Marketing itd.)
Powodem powstawania silosów w firmie mogą być także relacje między pracownikami, ich poglądy, doświadczenia, wiek czy kompetencje (starsi kontra młodsi, osoby z długim stażem kontra nowo zatrudnieni, chętni do zmian kontra bojący się nowości).
Do większej izolacji i oderwania od całości firmy przyczynia się również coraz większa popularność pracy zdalnej, home office i elastycznych godzin pracy. Te rozwiązania są doceniane przez pracowników, którzy mogą dzięki nim cieszyć się większą swobodą i łatwiej łączyć życie osobiste z pracą. Natomiast wymagają od firmy bardzo jasno określonych i spisanych zasad komunikacji i współpracy, których na ten moment większość firm w Polsce nie ma.
Kto odpowiada za powstające silosy w firmie?
Za powstawanie silosów nie są odpowiedzialni jedynie pracownicy. Niestety często to sama firma doprowadza do podziałów np. swoją polityką, brakiem opracowanych zasad i wartości, nagradzaniem rywalizacji – szczególnie w działach sprzedaży, gdzie handlowcy ścigają się o kolejne premie, czy faworyzowaniem jednych działów ponad innymi.
10 sygnałów, że w Twojej firmie powstają silosy:
Jak rozpoznać organizację silosową? Zobacz, czy w Twojej firmie pojawiają się poniższe sytuacje:
1. Wykluczające się cele
Działy realizują swoje cele wewnętrzne niezależnie od innych działów. Co gorsze, przez niewłaściwe zarządzanie i błędne wyznaczenie tych celów mogą się one nawet wzajemnie wykluczać i powodować sytuację, w której, aby jeden dział zrealizował swój cel, drugi musi ponieść porażkę.
Przykład: Celem magazynu jest jak najszybsza wysyłka, niestety jest ona notorycznie opóźniona przez bałagan spowodowany zbyt dużą ilością produktów na półkach. Tymczasem celem działu zaopatrzenia jest zamówienie produktów w jak najniższej cenie, wobec czego zamawia duże ilości, by oszczędzić.
Na pierwszy rzut oka wszystko w firmie działa – przecież dział zrealizował swój cel. Ale dopiero przyglądając się całości, można dostrzec ukryte problemy w komunikacji.
2. Indywidualizm i „własne podwórko”
Każdy pracownik dba o własny interes. „Moje” cele oraz „moje” zadania mają najwyższy priorytet. Dochodzi do zamknięcia się na własnym podwórku. Większość osób ma wąskie, jednowymiarowe postrzeganie swojej roli w zespole oraz w całej organizacji – „Jestem tu po to, żeby obsługiwać maszynę”.
Osoby w firmie nie czują się związane w żaden sposób z organizacją czy swoim zespołem. Widzą siebie jako pojedynczą jednostkę, która odnosi pojedynczy sukces lub porażkę. Duży indywidualizm pracowników widać najwyraźniej w zespołach, gdzie pracownicy otrzymują dodatkowe wynagrodzenie w zależności od osiągnięć np. ilości zdobytych klientów.
3. Brak empatii
Pracownicy nie pomagają sobie wzajemnie. Pomoc innym mogą traktować jako szkodę dla siebie np. marnowanie czasu na wyręczanie innych w zadaniach, zamiast realizowania własnych. Mogą także uznawać uczynność za słabość i obawiać się, że jeżeli wykażą chęć pomocy, będą później wykorzystywani przez innych. Osoby silnie nastawione na rywalizację będą cieszyć się z niepowodzeń innych, jeśli z nimi konkurują.
Działy dostrzegają jedynie własne, wewnętrzne problemy – problemy w innych działach nie są ich sprawą ani interesem. Mogą oskarżać się wzajemnie o brak kompetencji i nieumiejętność rozwiązywania swoich spraw lub izolować się całkowicie, stwierdzając „niech sobie radzą”.
4. Blokujące się procesy
Przez zaburzoną komunikację oraz brak współpracy procesy blokują się na poszczególnych etapach lub osobach. Informacje nie przepływają płynnie, pojawiają się zgrzyty, nieporozumienia, błędne dane i wytyczne.
Ich skutkiem mogą być opóźnienia, wykonywanie tych samych zadań podwójnie, utrata pozyskanych wcześniej klientów czy bałagan w programach typu crm.
Niesprawne procesy kosztują dużo firmy produkcyjne i logistyczne, gdzie ta płynność jest szczególnie istotna.
5. Rywalizacja
Rywalizacja chociaż bywa metodą podnoszącą motywację pracowników, w dużej ilości ma negatywny wpływ na współpracę i relacje w zespole. Pracownicy widzą w sobie nawzajem konkurencję, której nie można ufać i której nie warto pomagać. Nie dzielą się wiedzą i umiejętnościami. Poszczególne osoby działają indywidualnie na swój własny rachunek.
Pracownicy wypadający gorzej w „rankingu” odczuwają spadek motywacji, wykluczenie i mniej angażują się w kolejne zadania.
6. Informacja staje się cenną walutą
W organizacji silosowej działy/pracownicy nie komunikują się ze sobą lub robią to w sposób ograniczony. Nie widzą takiej potrzeby, skupiają się na komunikacji wewnętrznej w dziale, nie ufają osobom z zewnątrz lub uznają, że pewne informacje są oczywiste dla wszystkich i nie muszą być przekazywane.
Komunikacja jest zdawkowa. Odbywa się sporadycznie np. podczas spotkań lub w formie pisemnej drogą mailową czy poprzez komentarze przypisane do zadań na Asanie, Trello itp.
W zespołach, gdzie brak zaufania każda informacja staje się cenną walutą – asem w rękawie, który daje przewagę nad innymi. Osoby, które mają dużo informacji podnoszą swój status i umiejętnie wykorzystują je, aby osiągać swoje cele.
7. Przerzucanie się winą za błędy i niepowodzenia
Silosy w firmie powodują, że pracownicy zrzucają winę za błędy i porażki na innych. Winny jest zawsze inny dział bądź inna osoba.
Serwis obwinia Sprzedaż o to, że sprzedała klientowi wadliwy produkt. Z kolei Sprzedaż stwierdza, że serwisanci są niekompetentni, bo nie potrafią naprawić usterki. A poza tym to winna jest Produkcja, bo to ona wyprodukowała produkt z wadą. Pracownicy Produkcji mówią jednogłośnie: to Dział Zakupów spowodował to wszystko, bo zamiast porządnego zaopatrzenia, kupił tanie części z Chin. To wszystko ich wina! Właściciel firmy obwinia Dyrektora zarządzającego, który miał wszystkim się zająć, a on zrzuca winę na kierowników, którzy nie dopilnowali procesów…
W efekcie winnym zostaje uznany… klient! Bo na pewno źle używał produktu i dlatego go popsuł.
8. Ukrywanie porażki
Szukanie winnego powoduje również to, że pracownicy ukrywają swoje niepowodzenia i błędy. Nie przyznają się do niewiedzy, niepewności. Jeśli porażka wyjdzie na jaw, często zrzucają winę na inne czynniki np. niedziałający program, stary komputer, powolny internet, trudnego klienta, kryzys na rynku, konkurencję, bałagan w dokumentach czy brzydką pogodę.
Ta sytuacja ma miejsce zwłaszcza w przypadku podziału pracownicy kontra kadra menedżerska – podwładni nie chcą przyznać się do błędu, ponieważ obawiają się krytyki i konsekwencji ze strony przełożonych.
9. Zemsta i sabotaż
Jeśli między silosami w firmie dodatkowo narastają konflikty mogą pojawić się zachowania nakierowane na wyrządzenie szkody wrogiemu działowi. Są to między innymi celowe zatajanie ważnych informacji lub danych, celowe opóźnianie zadań, obniżanie jakości lub popełnianie błędów, za które winą zostanie obarczony ktoś inny, a nawet oczernianie innego działu lub pracownika w oczach klienta.
Osoby, które czują się w jakiś sposób poszkodowane mogą stosować zemstę, czyli np. odmówić pomocy osobie, która wcześniej nie miała dla nich czasu.
10. Sarkazm oraz agresja komunikacyjna
Podziały w firmie często oznaczają także bierną agresję. Ukryte agresywne komunikaty obniżają atmosferę w zespole i zaniżają poczucie wartości pracowników.
Jeśli potrzebujesz więcej informacji o tym, jak przejawia się bierna agresja w zespole, możesz obejrzeć wideo na ten temat:
Jak zburzyć silosy – czyli jak poprawić relacje w zespole?
Czy zauważasz któreś z tych sygnałów w Twojej firmie? To sygnał, że warto zwrócić uwagę na podziały między pracownikami i podjąć działania, które je rozwiążą.
Aby zburzyć silosy w firmie, przede wszystkim należy popracować nad zasadami komunikacji i umiejętnościami, jakie w tym zakresie mają pracownicy. Warto uświadomić ich, że cele, które realizują, powinny dążyć w tym samym kierunku, ponieważ każda osoba w firmie ma wpływ na nie tylko na siebie, swój zespół czy swój dział, ale także na szeroko pojęte procesy, satysfakcję klientów i wyniki całej organizacji.
Jeśli podziały wynikają ze słabych relacji między pracownikami, istnieje wiele sposobów integracji zespołu, które pozwolą mu nie tylko poznać się lepiej, ale również poćwiczyć umiejętności współpracy przydatne w codziennych obowiązkach. Polecamy tu szczególnie symulacyjne gry szkoleniowe, które podczas zabawy uwydatniają wiele przyzwyczajeń i temperamenty uczestników.
Autor: Magdalena Wojtkowiak
Poznaj nasze Top gry szkoleniowe na skuteczną współpracę i komunikację w zespole:
Tower of Power
Wyspa Skarbów
Fabryka Życzeń
Kwestia czasu
Artykuły, które mogą Ci się spodobać
