Konflikty w zespole – źródła konfliktów w zespole
Konflikty w zespole są nieuniknionym elementem pracy grupowej.
Różnice w stylach komunikacji, priorytetach czy osobowościach mogą prowadzić do napięć i nieporozumień. Choć spory mogą wydawać się destrukcyjne, odpowiednio zarządzane mogą sprzyjać innowacjom i lepszemu zrozumieniu między członkami zespołu.
Niżej przyjrzymy się głównym źródłom konfliktów w zespołach, aby lepiej zrozumieć ich przyczyny i sposoby skutecznego radzenia sobie z nimi.
Konflikty w zespole – jakie są przyczyny powstawania konfliktów w zespole?
Konflikty w zespole mogą wynikać z wielu różnych przyczyn, zarówno osobistych, jak i związanych z organizacją pracy. Czasami źródłem konfliktu jest pracownik a czasami organizacja czy słaby lider. Nepotyzm lub relacje rodzinne również przyczyniają się do rozwoju konfliktów w zespołach czy całych firmach. O konfliktach mówi się coraz częściej i w coraz bardziej otwarty sposób. Czy to oznacza, że jest ich coraz więcej czy zwiększyła się nasza otwartość, aby o nich mówić czy w drugą stronę – mamy coraz mniejszą tolerancje na funkcjonowanie w skonfliktowanym otoczeniu?
To od czego powinnyśmy zacząć to od zdefiniowania jakie są najczęstsze źródła konfliktów w zespołach? Poniżej przygotowałam listę źródeł konfliktu które zaobserwowałam w ostatnim czasie zarówno w firmach o strukturze korporacyjnej jak i w polskich małych i średnich firmach:
Różnice w osobowościach i stylach pracy
- Indywidualne preferencje i style komunikacji: Niektórzy są bardziej bezpośredni, inni preferują subtelną komunikację. Te różnice mogą prowadzić do nieporozumień.
- Różnice w wartościach i przekonaniach: Członkowie zespołu mogą mieć odmienne priorytety lub postawy wobec pracy.
- Konflikty interpersonalne: Zbyt silne osobowości lub brak zaufania mogą prowadzić do napięć. Z jednej strony naciski i wchodzenie w rolę oprawców a z drugiej rozmycie i wejście w rolę ofiary.
Niestety nadal mamy zbyt małą wiedzę i świadomość tego, że każdy z nas jest inny czy to pod względem temperamentu czy systemu wartości czy np. motywacji wewnętrznej. Trudno nam jest zdefiniować siebie a jeszcze trudniej rozmówce. A dopiero po tym kroku jesteśmy się w stanie do siebie dopasowywać.
Słaba komunikacja lub jej brak
Czasami postawa „domyśl się bo to jest oczywista oczywistość” a czasami powtarzanie w kółko tego samego czyli niekończące się monologi.
- Brak jasności: Nieprecyzyjne wytyczne lub niedopowiedzenia mogą prowadzić do różnych interpretacji celów czy obowiązków. Umysł nie znosi pustki więc czego nie wie to sobie na swój sposób wymyśli. Powstają wtedy niestworzone historie i halucynacje, które są następni źródłem nieprawdziwych plotek zwłaszcza gdy dodatkowo pojawi się temat zmian w zespole.
- Nieumiejętność słuchania: Jeśli członkowie zespołu nie słuchają się wzajemnie, mogą pojawić się frustracje. Nastawienie tylko na przekazanie swojej racji i tego co Ja mam do powiedzenia.
- Zbyt emocjonalna komunikacja: Wypowiadanie się w emocjach lub brak umiejętności radzenia sobie z krytyką mogą prowadzić do eskalacji konfliktów.
Niejasne role i odpowiedzialności
- Nakładanie się zadań: Gdy role i obowiązki nie są jasno określone, może dojść do rywalizacji lub wzajemnych pretensji. Często odpowiedzialności są rozmyte i z jednej strony wszyscy są odpowiedzialni z drugiej nikt nie jest odpowiedzialny. Konsekwencją są błędy i pomyłki a następnie szukanie winnych.
- Nierówne obciążenie pracą: Jeśli część osób czuje, że wykonuje więcej pracy niż inni, może to prowadzić do frustracji i wzajemnych pretensji a na końcu do demotywacji dobrych pracowników.
Konflikty związane z celami
- W zespole międzynarodowym różnice w wartościach, normach czy podejściu do pracy mogą prowadzić do nieporozumień. Na przykład w niektórych kulturach hierarchia jest ważniejsza niż w innych.
Brak zaangażowania lub nierówne zaangażowanie.
- Problem z motywacją: Gdy część zespołu nie jest zaangażowana, inni mogą czuć się sfrustrowani. Co bezpośrednio wpływa na poziom brania odpowiedzialności i realizację celu która w pewnym momencie nie jest realizowana bo nikt nie bierze ostatecznie odpowiedzialności za wynik.
- Poczucie niesprawiedliwości: Jeżeli ktoś postrzega, że inni robią mniej, a osiągają takie same korzyści, może to prowadzić do konfliktów.
Rywalizacja o zasoby szeroko rozumiane zarówno materialne jak i psychologiczne.
- Budżet i czas: Ograniczenia finansowe lub czasowe mogą prowadzić do konfliktów o priorytety.
- Dostęp do narzędzi czy informacji: Jeśli nie wszyscy mają dostęp do tych samych zasobów, może pojawić się napięcie.
- Dostęp do pochwał, docenienia i budowania poczucie przynależności.
Konflikty związane z zarządzaniem
- Słabe przywództwo: Lider, który nie potrafi rozwiązywać problemów lub faworyzuje niektórych członków, może eskalować napięcia. Brak umiejętności podejmowania decyzji lub nie podejmowanie ich powoduje iż zespół zaczyna wewnętrznie i zewnętrze walczyć o swoje.
- Zbyt autorytarne podejście: Lider narzucający swoją wolę bez uwzględniania opinii zespołu może wywołać bunt.
- Brak wsparcia: Gdy pracownicy czują się pozostawieni sami sobie, mogą obwiniać siebie nawzajem.
Zmiany w zespole lub w organizacji
- Zmiana składu zespołu: Nowi członkowie mogą wprowadzać napięcia, zwłaszcza jeśli różnią się doświadczeniem lub stylem pracy.
- Restrukturyzacja lub nowe procesy: Zmiany w organizacji mogą powodować dezorientację i frustrację.
Jeżeli planujesz zmianę lub jesteście jako zespół w zmianie to zadbaj o otwartą komunikację i zainteresuj się tematem zarządzania zmianą oraz emocjami w procesie zmiany. Złe zarządzanie zmianą prowadzi do olbrzymich konfliktów a w efekcie zmiana trwa dłużej i jej rezultaty odbiegają od oczekiwanych. W efekcie nikt nie postrzega zmiany jako rozwoju a wszyscy identyfikują ją z problemami, stratą i negatywnymi emocjami.
Niewłaściwe radzenie sobie z konfliktami
- Unikanie konfliktu: Ignorowanie problemu zwykle pogarsza sytuację. Udawanie, że nie ma problemu „ wsadzanie pod dywan” lub czekanie aż sam się rozwiąże.
- Eskalowanie problemów: Gdy emocje przejmują kontrolę, małe problemy mogą zamienić się w poważne konflikty. I celem konfliktu przestaje być rozwiązanie problemu a walka o pozycje czy korzyści dla siebie.
Konflikty w zespole – jak unikać konfliktów w zespole?
- Jasno określ role, zadania i oczekiwania.
- Zadbaj o regularną i transparentną komunikację.
- Promuj kulturę zaufania i otwartości.
- Rozwijaj umiejętności miękkie w zespole, takie jak aktywne słuchanie czy rozwiązywanie problemów.
- Reaguj na napięcia od razu, zanim przerodzą się w większy konflikt.
Więcej znajdziesz w wideo:
Jakie działania podjąć gdy pojawiają się konflikty w zespole?
Kiedy pojawiaja się konflikty w zespole lub firmie, kluczowe jest szybkie i odpowiednie działanie, aby zapobiec jego eskalacji i zachować dobrą atmosferę pracy. Oto konkretne kroki, które można podjąć, aby skutecznie rozwiązać konflikt:
Zidentyfikuj przyczynę konfliktu
- Zrozum źródło problemu: Spróbuj dowiedzieć się, jakie są rzeczywiste przyczyny konfliktu (np. różnice zdań, napięcia osobiste, nierówne obciążenie pracą). Porozmawiaj z zaangażowanymi stronami.
- Zachowaj obiektywność: Nie zakładaj z góry, kto ma rację, zanim zrozumiesz wszystkie perspektywy.
- Wartości czy zasoby: Sprawdź czego dotyczy konflikt czy źródłem są zasoby, uwaga, kwestie interpersonalne czy Wartości.
W przypadku niektórych wartości z których wyniknął konflikt nie jesteś w stanie nic zrobić ponieważ każda z osób w konflikcie ma swój własny system wartości ugruntowany w dzieciństwie i aby na tym poziomie nastąpiła zmiana potrzeba dużo pracy. Dlatego rekomenduję wypracować wartości którymi kieruje się zespół i do którego zobowiązuje się stosować każdy z członków zespołu.
Rozmowa z zaangażowanymi osobami a nie konfrontacja
- Stwórz bezpieczną przestrzeń: Zorganizuj spotkanie w neutralnym miejscu, aby wszyscy czuli się komfortowo.
- Zapewnij spokojny ton rozmowy: Zachęcaj uczestników do wyrażania swoich emocji i opinii bez agresji.
- Używaj aktywnego słuchania: Powtarzaj kluczowe informacje, aby upewnić się, że wszyscy czują się zrozumiani.
Mediacja
- Jeśli konflikt jest poważniejszy, możesz zaangażować osobę trzecią jako mediatora (np. lidera zespołu, HR lub profesjonalnego mediatora).
- Mediator powinien być neutralny i koncentrować się na znalezieniu rozwiązania korzystnego dla obu stron.
Skoncentruj się na rozwiązaniach
- Unikaj obwiniania: Zamiast tego skup się na tym, co można poprawić.
- Szukaj kompromisów: Pomóż stronom znaleźć wspólny punkt widzenia lub zaproponuj rozwiązania, które będą akceptowalne dla obu stron.
- Twórz plan działania: Określ, jakie kroki należy podjąć, aby rozwiązać problem.
Wyciągnij wnioski
- Po rozwiązaniu konfliktu zorganizuj krótkie podsumowanie z zespołem, aby omówić, czego nauczyliście się z tej sytuacji.
- Zastanów się, jakie zmiany można wprowadzić, aby uniknąć podobnych konfliktów w przyszłości (np. lepsza komunikacja, jasne zasady współpracy).
Zadbaj o odbudowę relacji
- Po zakończeniu konfliktu może być konieczne odbudowanie zaufania między członkami zespołu.
- Organizuj działania integracyjne lub wspieraj otwartą komunikację, aby zespół mógł wrócić do normalnej współpracy.
Angażuj liderów i HR
- W trudnych sytuacjach warto zaangażować liderów zespołu lub dział HR, aby pomogli w analizie problemu i wsparli jego rozwiązanie.
- HR może również pomóc w opracowaniu szkoleń z zakresu zarządzania konfliktami lub komunikacji.
Monitoruj sytuacje
- Po rozwiązaniu konfliktu regularnie sprawdzaj, czy nie pojawiają się nowe napięcia.
- Upewnij się, że wszystkie strony są zadowolone z przyjętych rozwiązań i ich wdrożenia.
Działaj proaktywnie
- Wprowadź jasne procedury dotyczące rozwiązywania konfliktów w firmie.
- Regularnie przeprowadzaj warsztaty z zakresu komunikacji i współpracy zespołowej.
- Zachęcaj do otwartości i dzielenia się problemami zanim przerodzą się w konflikty.
Jakie działania podjąć gdy pojawiają się konflikty w zespole? – przykład i rozwiązanie
Problem: Dwóch członków zespołu spiera się o to, kto powinien przejąć ważny projekt, co wywołuje napięcie w całym zespole.
Rozwiązanie:
- Zorganizuj indywidualne rozmowy z każdą ze stron, aby dowiedzieć się o ich punktach widzenia.
- Ustal priorytety projektu i dopasuj zadania do umiejętności obu osób.
- Zaproponuj wspólne zarządzanie projektem z jasno określonym podziałem ról.
- Podsumuj spotkanie pisemnie i określ zasady dalszej współpracy.
Czy masz konflikty w zespole, które chciałbyś/chciałabyś rozwiązać?
.⠀
Zobacz program szkolenia Rozwiązywanie konfliktów w zespole, które prowadzą nasi eksperci: