Jak kierować zespołem? – najczęściej zadawane pytania

Kierowanie zespołem to trudny orzech do zgryzienia. Z jednej strony Lider musi zarządzać zespołem, jego celami, zadaniami i czasem, a z drugiej motywować, delegować zadania i nie zostawiać wszystkiego na swoich barkach. Jak to zrobić? Jak kierować zespołem, aby był on skuteczny, zmotywowany i osiągał określone cele, a jednocześnie nie zatracić się w swoich  obowiązkach?

Poniżej zobacz 6 pytań i odpowiedzi, które przybliżą Cię do zbudowania efektywnego i zmotywowanego zespołu, a resztę możesz poznać na naszym szkoleniu z kierowania zespołem.

Jak rekrutować pracowników do zespołu?

Kiedy rekrutujesz pracowników do swojego zespołu, zawsze zwracaj uwagę nie tylko na ich twarde kompetencje, ale również na te miękkie, jak np. komunikacja. Czym jest zespół bez dobrej komunikacji?

Wiemy jednak, że nie zawsze lider ma możliwość ingerencji w rekrutację. Jednak upewnij się 2, a nawet 5 razy czy na pewno. Przecież skoro jesteś Liderem i masz pod sobą zespół, firma powinna liczyć się z Twoim zdaniem. Szczególnie że Ty wiesz najlepiej jakiego specjalisty do zespołu potrzebujesz. Dzięki temu unikniesz wzmożonej rotacji.

Organizacje są różne, więc jak Ci się nie uda, pomyśl nad zorganizowaniem integracji.

Podczas luźnego, niezobowiązującego spotkania poznasz członków swojego zespołu od podszewki – ich mocne i słabe strony. Dzięki temu będziesz wiedział jakie zadania im przydzielić, jak to zrobić oraz jak ich zmotywować.

W jednym z naszych artykułów, który dotyczył motywacji handlowców (Jak zmotywować handlowca?), dowiesz się, że nawet w jednym zawodzie można wyróżnić kilku (jak nie kilkunastu) specjalistów działających efektywnie na swój sposób. Dlatego rozpoznaj mocne strony każdego członka zespołu i wykorzystaj je. Możliwe, że będzie to Twój klucz do sprawnego zarządzania zespołem i jego motywacji.

Dlaczego delegowanie zadań nie działa?

Tyle się mówi o delegowaniu zadań. Praktycznie w każdym szkoleniu z kierowania zespołem, czy w Akademiach dla Liderów znajdziesz ten punk w programie. Jednak co zrobić, kiedy delegowanie zadań nie działa?

Przede wszystkim dowiedz się, dlaczego Twoi pracownicy nie wykonują zadań. Pytaj, obserwuj. Bardzo często zdarza się, że menedżerowie zapominają o narzędziach. Bardzo ważne jest, aby zespół nie tylko miał program do zarządzania swoimi i wspólnymi projektami, ale też każdy z osobna powinien mieć dostęp do takich narzędzi, które pomogą mu w wykonaniu zadań szybko i efektywnie. (nie ma tutaj konkretnej odpowiedzi, jakie narzędzie może być pracownikowi potrzebne, możliwe, że jest to program, umiejętność, czy nawet kartka papieru i długopis.). Brak narzędzi może być jedną z przyczyn braku wyników.

Zwróć również uwagę na komunikację. Jest ona podstawą w kierowaniu zespołem. Jeżeli delegujesz zadania i nie przekażesz ich zespołowi w prawidłowy sposób, pracownicy nie będą wiedzieli, co mają robić, albo wykonają zadanie po prosu źle. Może to wpłynąć nie tylko na wyniki, ale również na czas poświęcony wykonaniu zadania, efektywność i zadowolenie zespołu. Sam menedżer, kiedy dostaje źle wykonane zadanie, nagle musi wykonać je samodzielnie lub tłumaczyć się szefowi z niedotrzymania terminu.

Jak zmotywować zespół do pracy?

Doceniaj i nagradzaj swoich pracowników. Pozytywna jak i negatywna informacja zwrotna, dobrze przekazana może być gwarancją motywacji dla zespołu. Jak się zwykle wydaje, wcale nie muszą być to pieniądze – które po dłuższym czasie spowodują wręcz odwrotną reakcję. Pracownik zachęcany premiami, może w końcu uznać, że dana suma pieniędzy mu się należy zawsze – więc nie tylko zdemotywuje go do pracy, ale również może przyczynić się do zwiększonej rotacji. Właśnie dlatego coraz częściej w firmach praktykuje się pozafinansowe motywowanie pracowników i, naszym zdaniem, jest to strzał w dziesiątkę!

Co zmotywuje zespół do pracy?

To jest kolejne pytanie, kiedy wiesz już, że obecnie rezultaty przynoszą motywacje pozafinansowe. Jednak skąd menedżer może wiedzieć, co zmotywuje jego zespół? Oprócz obserwacji możesz zrobić ankiety lub comiesięczny/coroczny audyt, który będzie opierał się nie tylko co na ocenie pracownika, ale na tym co mu sprawia największe trudności i co aktualnie byłoby przydatne dla niego. Często w takich audytach menedżer dowiaduje się, że połowie zespołu jest potrzebne szkolenie z komunikacji, ponieważ nie mogą się porozumieć lub ze sprzedaży, bo czują, że aktualna wiedza nie jest dla nich wystarczająca lub też bardziej techniczne, twarde szkolenia.

Podsumowując, co zmotywuje Twój zespół? – Pytaj, obserwuj, analizuj i wyciągaj wnioski.

Jak rozliczać zespół z zadań i projektów?

Wcześniej pisaliśmy, że menedżer musi zapewnić każdemu pracownikowi narzędzia do wykonania powierzonego mu zadania. Nie oszukujmy się, Ty również takich narzędzi potrzebujesz. Nie możesz poświęcać 5h dziennie w pracy, na bieganie między biurkami i sprawdzanie, na jakim etapie pracy jest każdy z pracowników.

1. Organizuj spotkania

Nie musisz rezerwować sali, czy układać godzinnego przemówienia. Zorganizuj 10/15-minutowe spotkanie na stojąco, gdzie każdy nakreśli, w jakim miejscu jest ze swoim zadaniem, co jeszcze musi zrobić oraz ile mu to zajmie. Ostatnie minuty spotkania przeznacz na pytania, które zespół może do Ciebie skierować.

2. Zadbaj o porządek

Nie pozostawiaj zespołu samego sobie, czyli inaczej nie pozwól na samowolkę. Zorganizuj odpowiednie narzędzie, które pozwoli Ci zarządzać projektami i czasem zespołu. Zleć każdemu wpisywanie swoich postępów i etapu pracy, dzięki czemu możesz monitorować wszystko w dowolnym momencie i w razie błędu, szybko go skorygować.

Pamiętaj, nie muszą być to specjalistyczne programy do zarządzania zadaniami. Jeżeli Twój zespół składa się z kilku osób, wystarczy Ci tabelka w Excelu (proste i darmowe rozwiązanie).

Jak zwiększyć efektywność zespołu?

Tak jak wcześniej wspominaliśmy, efektywność zespołu zależna jest od każdego aspektu związanego z kierowaniem zespołem. Atmosfery, komunikacji, narzędzi, motywacji… i wielu innych.

Jednak wystarczy zacząć od małych, wydaje się banalnych, kroków – Warszawy od razu nie zbudowano.

1. Nie bagatelizuj konfliktów.

Jako menedżer jesteś odpowiedzialna/y za dobrą atmosferę w zespole. Dlatego nie udawaj, że nie widzisz konfliktów i naucz się je rozwiązywać. Im szybciej to zrobisz, tym mniej negatywnych konsekwencji wystąpi. Nie ma zespołów, bez konfliktów.

2. Wyznacz cele realne do osiągnięcia.

Nie oczekuj rzeczy nierealnych. Jeżeli, jeden z Twoich pracowników jest specjalistą w projektowaniu mieszkań, nie oczekuj od niego, że zaprojektuje ogród. Rozpoznaj, co jest mocną i słabą stroną każdego z członków zespołu, a później mądrze rozdziel zadania.

Pamiętaj, że efektywność realizacji oddelegowanych zadań, również od tego zależy.

Autor: Future Skills