Polacy marnują czas w pracy. Przeciętnie przepalają go ponad godzinę! Czy to nie dużo? Co wtedy robią? Jak Lider może temu zapobiec? A może sam/a marnujesz czas na niepotrzebne zadania (które wykonujesz za swój zespół — przecież oni „nie mają czasu”)? Jak zarządzać czasem swoim i zespołu?

Pracujesz po godzinach, terminy gonią, a stres cię wykańcza? Pracownicy „przepalają” czas, a ty nadstawiasz karku u szefa? Wykonujesz zadania, które nawet nie są przeznaczone dla Ciebie?

Nie wiesz co zrobić? Czujesz się przytłoczona/y, zagubiona/y i najlepiej zapadłabyś/zapadłbyś się pod ziemie? „Wszystko jest na mojej głowie” – te słowa są z Tobą codziennie. Nie tylko Ty masz taki problem!

Nawet co drugi pracownik marnuje czas w pracy

Według badań przeprowadzonych w 2019 roku, które dotyczyły organizacji czasu pracy, aż 84% pracowników „przepala” czas w pracy. 

„Jak zwykle to samo! Jak sam czegoś nie zrobię, nie dopilnuję i nie skontroluję to oczywiście pracownicy nie zrobią tego jak należy. Wszystko jest na mojej głowie!” – to słowa Bartka, szefa zespołu sprzedażowego w jednej z większych firm we Wrocławiu.

Przyznaj się, ile razy tak mówiłaś/eś? Ile razy marzyłaś/eś o zwolnieniu, czy chociaż chwili spokoju? Jedyne co dostałaś/eś to kubeł zimnej wody wylany na twoją głowę podczas rozmowy z szefem…

Pamiętaj, szef nie rozlicza cię z Twoich zadań, ale z zadań całego zespołu (które jako Lider powinieneś delegować)!

Jednak jak zarządzać czasem swoim i zespołu, w taki sposób, aby był on w 100% wykorzystany i efektywny?

Polacy marnują czas na… plotki, kawę, Facebooka

We Wrocławskiej organizacji przeprowadzono badanie, mierzące straty czasu wśród pracowników. Wynik był… zatrważający!

W tej samej firmie, w której pracuje Bartek, przeprowadzono badanie, które miało na celu zmierzyć ile czasu pracownicy „przepalają”, czyli marnują podczas 8 lub 12-godzinnej zmiany.  Wyniki okazały się SZOKUJĄCE!

Jedno wyjście do toalety, kupiona w drodze kawa, plotki ze współpracownikami… to przynajmniej 15 minut KILKA RAZY DZIENNIE! Jak myślisz, jaki jest wyniki pod koniec miesiąca?

Oczywiście, każdy potrzebuje przerwy, jednak pomyśl, ile czasu marnuje pracownik, ale również menedżer, na bezproduktywne działania takie jak szukanie dokumentów, zastanawianie się, czy w ciągu dnia wykonali wszystko, co powinni… powód? Brak planu, listy, czy zasad (np. odkładania przedmiotów na miejsce).

Co zrobić, aby zespół skoncentrował się na zadaniu, celu i deadline?

Podczas szkolenia nasz trener usłyszał, również od Bartka, że jest on bardzo zestresowany – w pracy prześladuje go wieczny deadline, wszystko jest na jego głowie, nadgodziny to dla niego chleb powszedni, a odpoczynek to pojęcie już nieznane – tak przynajmniej mówi. Pracę szefa zespołu, określa jako: wieczna gonitwa za terminem i nadrabianie pracy za innych. Skutki długotrwałego stresu, widoczne są od razu. Problemy ze zdrowiem, kłótnie z rodziną, zły nastrój, brak ochoty na cokolwiek, a chorobą jest przepracowanie.

Jednak, czy Polaków martwi to samo co Bartka? W tych samych badaniach, o których wspomniano wcześniej, respondenci wśród przyczyn stresu w pracy rzadko wskazywali lęk przed utratą pracy (21%), czy relacje ze współpracownikami/przełożonymi (18%). Znacznie częściej pojawiały się odpowiedzi: niewystarczające wynagrodzenie za wykonywaną pracę (31%) oraz odpowiedzialność zawodowa – obawa przed spowodowaniem szkody, straty, krzywdy (30%). Najwięcej respondentów wskazała na jeszcze inne kwestie: presję czasu – zbyt mało czasu na wykonanie zadań (39%) oraz nadmiar obowiązków, „przeładowanie” pracą (37%). Właśnie dlatego tak ważne jest wiedza z zakresu planowania. Jednak jak zarządzać czasem swoim i zespołu? Czy trzeba robić to 24/7?

Czy Lider musi cały czas kontrolować pracownika?

Pomyśl o tym, że każdy jest inny. Każdy miewa gorsze okresy w swoim życiu. Nie ma jednej metody, która jest dobra na wszystko! Jeśli nie zmienimy swojego nastawienia, tego co mamy w głowie, to żaden kalendarz nas nie uratuje. Bez umiejętności zarządzania sobą w czasie każde narzędzie będzie bezużyteczne, a Ty zakopiesz się w deadlinach i niewykonanych projektach. Jedni powiedzą: Teraz jest łatwiej. Mamy home office. Praca w domu, łączenie obowiązków rodzinnych i domowych (wszystko na Twojej głowie!) w tym samym czasie. Czy to może być prawdziwe? Czy możliwe, że wystarczy jakiekolwiek szkolenie oraz kalendarz i już wiesz jak pracować skutecznie?⠀

A Ty potrafisz się zorganizować, nie marnować czasu?

Pomyśl, jak masz Ty? Jesteś pracoholikiem? Oczekujesz tego samego od innych? Czy może cenisz sobie work-life balance?

Pamiętaj, że aby odpowiedzieć na pytanie: jak zarządzać czasem swoim i zespołu?, najpierw musisz skupić się na sobie i swojej edukacji. Jak chcesz zorganizować czas pracownikowi, skoro nie potrafisz zrobić tego dla siebie?

Czy zawsze ten sam plaster można przykleić na każdą ranę? Bez zastanowienia? Czy raczej rozpoznajesz sytuację, analizujesz, podejmujesz decyzję i dopiero wtedy działasz?

Zostawiamy Cię z tą refleksją, a jako początek pracy ze swoim czasem mamy dla ciebie Rejestr czynności.

⠀

⠀

Co to jest rejestr czynności? – wypełnij i zobacz wnioski

Jeżeli chcesz dowiedzieć się (zauważyć), co marnuje twój czas, jakie powinnaś/powinieneś mieć priorytety oraz co powinnaś/powinieneś oddelegować innym (uwierz, nie każde zadanie musi być wykonane osobiście!) wykonaj rejestr czynności, który mamy dla Ciebie! A jeżeli chcesz odpowiedzieć na pytanie nie tylko jak zarządzać czasem swoim, ale też zespołu, oddeleguj im takie samo zadanie. Niech wypełnią rejestr czynności!

Wpisz codziennie czynność, którą wykonujesz, o jakiej godzinie i ile ci ona zajmuje. Później określ, z jakiej ona jest kategorii i czy powinna być dla Ciebie priorytetowa. W ten sposób dowiesz się, co zajmuje Ci w ciągu dnia najwięcej czasu oraz co jesteś w stanie wyeliminować.

Co z tym zrobić? Do pierwszych wniosków dojdziesz sam/a, a później zdecyduj, czy chcesz popracować nad swoim rozwojem, czasem, realizacją celów i planowaniem.