Komunikacja w zespole

Jeśli myślisz, że elementami decydującymi o przewadze konkurencyjnej firmy są jej strategia, technologie czy finanse, to jesteś w błędzie. To komunikacja w zespole jest czynnikiem, od którego zależą sukcesy organizacji. Powoduje poprawę jakości procesu decyzyjnego, wzrost zaufania pracowników do kierownictwa, motywację do działania i ogólnie lepszą atmosferę w pracy. Zatem jeśli potrafisz sprawić, że współpracownicy będą zgodnie podążać w tym samym kierunku, będzie mógł osiągnąć dominująca pozycję  w każdej branży, na każdym rynku i w każdym czasie. Skoro priorytetem każdej organizacji powinna być praca zespołowa, przyjrzyjmy się temu zagadnieniu.

Kluczem do wygranej zespołu jest efektywna komunikacja interpersonalna. Doskonalenie tej umiejętności przynosi całej organizacji wiele korzyści. Ale zacznijmy od początku.

Synergia w zespole

Głównym powodem tworzenia zespołów jest efekt synergii. Jest to proces, w którym kilka elementów współdziała ze sobą przynosząc większy efekt, niż gdyby elementy te działały w pojedynkę. Przykładem synergii jest zespół piłkarzy. Każdy z nich ma swoje predyspozycje i wykonuje inne zadania, ale jako grupa oddziałują na siebie i z poczuciem wspólnego celu oraz ze świadomością swojej współzależności – są w stanie wykazać się wysoką efektywnością jako zespół i pokonać inne, szybsze, wybitniejsze i może nawet bardziej utalentowane grupy zawodników.

„Praca zespołowa sprowadza się do opanowania pewnych zachowań, teoretycznie nieskomplikowanych, ale ekstremalnie trudnych do zastosowania w codziennej praktyce”*. Trudność ta wynika z faktu, że zespół to coś więcej, niż po prostu działający w nim ludzie. Relacje w zespole stale modyfikują postawy i zachowania członków zespołu. Stąd bardzo duży wpływ na pracę zespołów ma sposób komunikowania się w nim.

Komunikacja werbalna i niewerbalna

Komunikacja międzyludzka to proces polegający na wymianie informacji pomiędzy dwiema lub więcej osobami. Przekazywanie informacji dotyczy faktów, myśli, opinii  oraz emocji. Przekaz ten może odbywać się w sposób świadomy lub nieświadomy. Możemy komunikować się za pomocą wzroku bądź też głosu, gestów czy poprzez działanie.

W codziennych kontaktach wypowiadane słowa to przecież tylko niewielka część informacji, jaką sobie nawzajem przekazujemy. Mowa ciała to komunikaty wyrażane bez słów – za pomocą gestów, postawy ciała, wyrazu twarzy itp. Niektóre badania wykazują, iż mowa ciała niesie za sobą aż 70% komunikatu. W słowach natomiast, zawiera się jedynie 30% tego, co chcemy sobie nawzajem przekazać. Ważne jest więc, aby nasze komunikaty werbalne i niewerbalne były ze sobą spójne.

Różne postrzeganie świata

Warto zdawać sobie sprawę z tego, że każdy z nas na swój sposób postrzega i rozumie otaczający go świat. Wynika to z różnych doświadczeń życiowych oraz fizjologii naszych zmysłów. Potwierdzenie tego znajdujemy wielokrotnie, kiedy w tej samej sytuacji spotykamy się z odmiennymi reakcjami.

Komunikacja w zespole będzie też zależna od charakteru samego zespołu, m.in. sposobów komunikacji, metod pracy i hierarchii organizacji, atmosfery w zespole, jak również wzorców postaw i zachowań międzyludzkich.

Dobra i zła komunikacja

Celem organizacji jest sprawne porozumiewanie się służące rozwiązywaniu problemów, instruowaniu oraz koordynowaniu działań i współpracy. Nierzadko jednak zła komunikacja jest przyczyną napięć, i powodem konfliktów pomiędzy pracownikami a kierownictwem, albo poszczególnymi działami. Wśród przyczyn złej komunikacji wymienić można m.in.

– brak potrzeby komunikacji,

– nastawienie na przekazywanie informacji a nie na jej przyjmowanie (co za tym idzie brak umiejętności aktywnego słuchania),

– przekazywanie sprzecznych informacji,

To wszystko powoduje stratę cennego czasu, dynamiczności działań organizacji, rozstrojenie synergii zespołu i obniżenie efektywności.

Efektywne słuchanie

Dobra komunikacja nie musi oznaczać jedynie efektywnego dialogu. Jedną z najważniejszych umiejętności członków każdego zespołu jest bowiem efektywne słuchanie. Większość z nas nie jest dobrymi słuchaczami, co potwierdzają badania. Ludzie zapamiętują średnio jedynie około 25% wysłuchanego komunikatu. Nabycie tej umiejętności jest trudne, a uczynienie słuchania skutecznym narzędziem pracy zespołu wymaga systematycznej pracy wszystkich jego członków.

Informacja zwrotna

Kolejnym elementem mającym wpływ na komunikację w zespole jest niedoceniana informacja zwrotna. Ta może być pozytywna – jej celem jest wzmacniać dane postępowanie – lub negatywna – korygująca je. Powinna być przekazana w taki sposób, by jej odbiorca zachował pozytywny stosunek do siebie, do informującego oraz do swojej pracy. Informacja ta ma zachęcać do wypracowania planu zmiany działań. Umiejętność wykorzystania informacji zwrotnej jest kluczową umiejętnością w pracy zespołowej.

Klucz do wzrostu organizacji

Sprawna komunikacja w zespole przekłada się na poczucie jedności i zaangażowanie całej grupy. Umiejętność prowadzenia dialogu, efektywnego słuchania i stosowania informacji zwrotnych to klucze do sukcesu organizacji. Jeśli w organizacji panować będzie interaktywna komunikacja, atmosfera otwartości i świadomość wpływu poszczególnych jednostek na dokonania zespołu, pracownicy będą się czuli bardziej zmotywowani i odpowiedzialni, chętniej podzielą się swoimi sugestiami, pomysłami, a to może prowadzić tylko do wzrostu organizacji i korzyści dla wszystkich jej członków.

Autor: Magdalena Wojtkowiak