Jak walczyć z rozpraszaczami i zaoszczędzić 30% czasu?

Pełna zapału zabierasz się za zadanie, odpalasz komputer, otwierasz pliki z raportem i działasz. Nawet sprawnie Ci idzie, gdy kolega zza biurka rzuca w przestrzeń pytanie – kto idzie na kawę? Odmawiasz szybko i wracasz do raportu, ale Twoja uwaga już uleciała i chwilę zajmuje Ci powrót do miejsca gdzie skończyłaś. Pracujesz pilnie, dzwoni telefon. Klient potwierdził termin dostawy, rozmowa trwała krótko, tylko… gdzie ja byłam przed chwilą? Muszę sprawdzić, czy już formatowałam te komórki? Sprawdzasz, jest Ok, oddychasz z ulgą i dalej do pracy. W prawym dolnym rogu ekranu pojawia się znajoma kopertka Outlooka. O nie, nie odbiorę, nie ma mowy, dopiero jak skończę raport. Zagryzasz wargi i postanawiasz się nie poddawać. Jednak coraz trudniej się skupić, coraz więcej czasu potrzebujesz, żeby wskoczyć na najwyższe obroty. Motywację zastępuje irytacja, czas płynie, a praca wydaje się ciągnąć ja makaron. Kolejny rozpraszać wywołuje szczękościsk i masz ochotę udusić szefową, która przyszła przekazać wnioski po spotkaniu. Wnioski może i krzepiące, ale Twój raport wygląda jak pacjent podczas operacji, czas płynie, a chęci już dawno odpłynęły.

Diagnoza jest jedna – dopadł Cię „Efekt Piły”.

Zjawisko spadku wydajności po

wystąpieniu jakiegoś zakłócenia to właśnie „Efekt Piły”. Różne źródła podają, że straty naszego czasu spowodowane tym efektem sięgają nawet do 28%. Po wystąpieniu rozpraszacza poziom skupienia na zadaniu spada, a powrót do poprzedniego, maksymalnego poziomu skupienia wymaga czasu i  stopniowego rozkręcenia się.

Mechanizm działania „Efektu Piły” obrazuje powyższy schemat. źródło: krystianmularczyk.com

Gdy jesteś skupiona na jakimś zadaniu Twoja wydajność rośnie do wysokiego poziomu. Nagle występuje zakłócenie. Nawet jeśli oderwiesz się tylko na chwilę, to zanim ponownie skupisz się nad zadaniem i znajdziesz się dokładnie w takim momencie skupienia jak przed zakłóceniem, upłynie sporo bezproduktywnego czasu. A jeżeli tych zakłóceń będzie więcej, będziesz co chwilę wytrącana z rytmu wydajności i zmuszana do ponownego skupienia nad zadaniem. W efekcie spadnie Twoja wydajność i motywacja do pracy, a czas wykonania zadania znacznie się wydłuży.

Oczywiście każdy z nas ma inne zdolności do ponownego skupienia się nad zadaniem. Ale efekt sam w sobie dotyczy nas wszystkich.

Ktoś przerwał Ci pracę na krótki moment? Sama to zrobiłaś? Nie ma znaczenia. Zawsze, aby powrócić do zadania, na maksimum naszego skupienia, potrzebujemy czasu na ponowny rozbieg. I to jest zmarnowany czas.

Jak sobie radzić z „Efektem Piły?”

Ty sam/a wiesz, co najczęściej przerywa Ci pracę. Aby zminimalizować ‘Efekt Piły” zadbaj, by w miarę możliwości, na czas wykonywania zadania, ograniczyć „rozpraszacze”.

1. Wyłącz telefon, odetnij się od Internetu, wyłącz Outlooka (nawet migająca kopertka jest rozpraszaczem).
2. Przygotuj wszelkie niezbędne narzędzia potrzebne do wykonania pracy, np. papier, listę adresową, dane do analizy, abyś nie musiała odrywać się od zadania.
3. Zrób kawę, herbatę, tak byś sama nie szukała wymówek i nie robiła sobie piły.
4. Zadbaj o prządek na biurku, by leżące w zasięgu wzroku dokumenty nie odciągały Twojej uwagi od zadania.
5. Zadbaj, żeby „czynnik ludzki” nie był Twoją piłą. W zależności od możliwości i roli w organizacji:

• • Poproś osoby z pokoju/działu aby ci nie przeszkadzały.
  • Jeśli przyjmujesz pracowników – ustal określone godziny kiedy mogą do Ciebie przychodzić.
  • Zastosuj „wyjście do jaskini” – czyli, na czas wykonania zadania, przenieś się np. do salki konferencyjnej, gdzie w spokoju będziesz mogła pracować.
  • Ustalcie w zespole/pokoju określony czas w ciągu dnia, gdzie wszyscy pracujecie nad wymagającymi zdaniami, gdy ograniczacie pogawędki i powstrzymujecie się od „piłowania” współpracowników.
  • Zastosuj zasadę „czerwonej kartki”. Umówcie się w zespole/pokoju, że gdy ktoś potrzebuje się skupić wykłada na biurko czerwoną kartkę. Oznacza to, że prosi, by mu nie przeszkadzać. Gdy czerwona kartka znika, osoba jest dostępna dla wszystkich. Oczywiście kartka nie może leżeć na biurku od 8 do 16:)

6. Oraz wszystko inne, co wesprze Cię w Twojej efektywności ?

Powodzenia !!!

autor: Julita Dadej